Anexar o comprovante de pagamento no sistema evitar de fazer impressões de todos os comprovantes e também é uma forma centralizada de acesso a esses comprovantes. Assim, todos os usuário que tem acesso ao contas a pagar também terão acesso aos comprovantes, evitando dispêndio de tempo para procurar o comprovante em pastas ou arquivos. Ajuda também a você sempre manter uma copia de segurança do comprovante.

Diretório do Comprovante

Para usar essa ferramenta, primeiramente você deve-se indicar o diretório de armazenamento dos comprovantes nos parâmetros do sistema. Na imagem a seguir, mostra a forma de acessar os Parâmetros do Sistema:

Ao abrir a tela de Parâmetros do Sistema, estará na aba Geral, clicar na aba Financeiro (indicado na imagem abaixo com a seta em vermelho). O campo com o caminho do diretório está destacado na imagem com um retângulo.

O diretório deve ser preferencialmente no próprio servidor ou em algum outro servidor da empresa, para que possa se acessado de qualquer computador. Na imagem, como servidor, foi referenciado uma máquina na rede, assim, todos os comprovantes devem ser salvos no diretório indicado (Diretorio deve ser no servidor ou outra máquina que todos os computadores na rede tem acesso, exemplo: \\SUPORTE-PC\SIEMPRESARIAL\COMPROVANTES\).

O acesso ao diretório é simples, primeiro, copiar o caminho do diretório, abrir qualquer pasta no computador e colar no Windows Explorer, pressionar o botão ENTER, agora é exibido o conteúdo da pasta Comprovante. A imagem a seguir, destaca o local para colar o caminho do diretório e um arquivo no formato PDF e o nome é o número do contas a pagar que ele está ligado.

Comprovante

O sistema identifica o comprovante de acordo com o número do contas a pagar, ou seja, deve-se nomear o comprovante com o número de lançamento do contas a pagar. Observe nas imagens a seguir um exemplo:

Observação: Os formatos do comprovante permitidos devem estar em alguma dessas opções: PDF, JPG, JPEG, HTM E HTML.

Imprimir Comprovante

Na tela de Manutenção de contas a pagar, clicar na seta ao lado do botão de Imprimir e clicar no Comprovante:

Por fim, o comprovante é exibido na tela, permitindo a impressão (a imagem abaixo é apenas um exemplo):

Observação: As contas a pagar que não tenha o comprovante  na pasta indicada nos parâmetros do sistema ou o arquivo não está no formato descrito anteriormente na lista, não será impresso.

Uma mensagem é exibida conforme consta na imagem abaixo:

Baixar Contas a Pagar em Lote

A tela trás a funcionalidade de baixar várias contas a pagar de maneira fácil, o objetivo da tela é suprir eventuais necessidades:

• Quando a empresa liquidar várias parcelas de uma vez;
• Baixar de pagamentos com um mais cheque de terceiros ou cheque próprio;
• Baixa de pagamento diários;

Para acessar a tela, basta seguir os passos: “Financeiro>Contas a Pagar>Baixar Pagamento em Lote”.

Filtros

Os filtros auxiliam na seleção das contas a pagar, pode por exemplo, selecionar as contas  de determinado fornecedor por tipo de cobrança, selecionar por uma margem de valor da conta, por data de vencimento e outras opções. Na visualização do resultado vem ordenado pelo número do Contas a Pagar, mas a opção de “Ordenar” agrega mais opções para organizar as informações exibidas. A imagem abaixo apresenta todas as opções.

Observe que há um campo para marcar, chamado de Apenas aprovados, essa opção tem como função exibir ou não as contas a pagar com aprovação do supervisor (perfil de acesso ao sistema), pois um usuário com perfil de acesso inferior não pode baixá-la sem a aprovação.

Na tabela de exibição, os campos selecionados ganham o destaque em vermelho. A seleção é simples, basta clicar com o botão esquerdo sobre alguma linha de resultado, e temos o botão de selecionar todos os resultados.

Cheque

Pode-se realizar os pagamentos com cheques de terceiros em caixa ou cheques da empresa. Por padrão, o sistema cria uma lista de cheques recebidos de acordo com a pré-data definida, pode-se mudar a data e pesquisar novamente. A imagem a seguir exibe o resultado de acordo com o filtro de data.

Outra opção é criar uma lista de cheques, clicando na opção “Criar Lista Cheques”, abrindo a tela “Cheque Terceiros”.

A tela contém os filtros de seleção, como foi discutido anteriormente, auxilia na busca por determinado cheque. Para selecionar o cheque no Resultado, basta clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre o cheque, ele será exibido na tabela Cheque Selecionados. Após confirmar a operação, os cheques selecionados serão exibidos na tela Baixa em Lote.

Baixa

O campo com a data de Pagamento é atribuído automaticamente com a data que o usuário está manipulando a tela. O mesmo acontece com o campo Valor Pago, recebe o valor do total do contas a pagar, ao inserir um valor menor ao da soma total de todas as contas a pagar, a diferença é entendida como um Desconto e exibida. Lembre-se de colocar a Forma de Pagamento. O campo Local Movimento é obrigatório, ou seja, é o caixa que está saindo o recurso financeiro. O campo N. Cheque é para atribuir os números dos cheques usados no pagamento, quando há vários cheques separar os números por uma “,”.

Por fim, após clicar no botão Baixar, uma tela de confirmação é exibida, certifique-se que todas as informações foram preenchidas corretamente.

Baixa de Contas a Receber em Lote

A tela do Baixa em Lote facilita a baixa de várias contas a receber, e é indicado para as seguintes situações:

• Cliente que pagou várias parcelas de uma vez só.
• Cliente que pagou várias parcelas com um ou mais cheques de terceiros;
• Cliente que pagou todas as parcelas com cartão de crédito;
• Baixa de parcelas renegociadas pela cobrança.

Para acessar a tela, basta seguir os passos: “Financeiro>Contas a Receber>Baixa em Lote”.

Filtros

A seleção das contas é feita utilizando os filtros ou não (preferencialmente utilizar os filtros, pois, um banco de dados com muitos registros, prejudica a seleção das contas a receber). O primeiro campo dos filtros é a “Busca”, ela pesquisa pelo nome da pessoa/cliente, número do documento e número do pedido de vendas. A tela disponibiliza outros filtros conforme a imagem abaixo

Como no exemplo, ao preencher os filtros, clicar no botão “Pesquisar” e obterá as informações na tabela.

Observe que o campo “Calcular Acréscimo”  está marcado, e desta forma o sistema irá calcular automaticamente os juros, caso a parcela esteja em atraso. A taxa de juros cobrada pode ser alterada nos parâmetros do sistema.

Para selecionar qualquer um dos resultados, basta clicar com o botão esquerdo sobre qualquer uma das linhas na tabela, o item selecionado fica destacado em verde. Observe no canto inferior esquerdo da imagem, o botão marca todos os itens na tabela. Temos na parte inferior desta imagem, a quantidade de contas a receber Selecionados, o Desconto Original Selecionado (o desconto original exibido provém de algum dos resultados exibidos na tela, influência apenas a conta a receber que tenha o desconto) que é encontrado na Manutenção dos Contas a Receber,  o Total Selecionado e o calculo da Diferença.

A Diferença baseia-se no Valor Recebido (o botão ao lado do campo que exibe o resultado da diferença é usado para inserir o valor recebido) e no Total Selecionado.

Após informar o valor e confirmar, pesquisar novamente para aparecer o resultado no campo da diferença.

Cheques

Na tela, temos uma parte destinada aos cheques.

Para incluir um cheque, basta clicar no botão “Incluir”. Abrirá a tela “Incluir Cheque” , preencher os campos de acordo com os dados do cheque

Note que o campo Leitor (F5) é o número do código de barras, porém necessita de um aparelho específico para ler o código de barras e exibir na tela. Ao confirmar os dados do cheque, ele será exibido na tabela.

Você pode informar um ou mais cheques de uma vez só, na mesma baixa.

Baixa

Na Baixa são preenchido os dados referentes ao pagamento, seguindo os exemplos mostrados até agora, foi utilizado um cheque no pagamento de 4 contas a receber pendentes. O campo Valor Recebido é atribuído de acordo com o valor pago pelo cliente, no caso de o valor total recebido for menor ao total das contas, o sistema preenche o campo Desconto com o valor da diferença do total recebido e total das contas entendendo que foi um desconto.

O Local Movimento corresponde ao caixa ou banco de movimentação do dinheiro. Lembre-se de checar todas as informações inseridas nos campos. Assim, terminado os procedimentos, clicar no botão Baixar, uma tela de confirmação é exibida e outra tela pergunta se imprimirá o recibo. O recibo é exibido no navegador, com a opção de Imprimir no rodapé.

Alteração das Contas a Receber em Lote

A tela supri eventuais correções em contas a receber e pode ser aplicado como por exemplo:

• Contas a Receber com dado incorretos;
• Renegociação com clientes;
• Desconto de duplicatas/títulos;
• Cancelamento de boletos em lote;
• Estornar baixas realizadas em lote;
• E outros motivos;

A tela de Alteração em Lote do Contas a Receber possibilita que os dados de várias contas a receber sejam alteradas de uma só vez. “Financeiro>Contas a Receber>Alterar Contas a Receber em Lote”.

Alterar em Lote

Na tela encontrará várias opções de filtros, auxiliando na seleção de quais contas vai alterar.

Após preencher algum ou alguns campos dos filtros, clicar no botão “Pesquisar”. A tabela exibe o resultado da pesquisa, como exemplo, será utilizado o filtro de “Cliente” , “Cobrança” e “Conta”. 

Clicando com botão esquerdo em cima de algum lançamento, irá marcá-lo em amarelo, podendo selecionar quais contas vai alterar ou selecionando todos os resultados com o botão indicado na imagem.

Ao lado do botão indicado, tem a opção de ordenar, como mostra na imagem, os contas a receber foram ordenados pelo número do contas a receber.

Quadro de Alterações

Preencher o campo ou os campos que deseja alterar nas contas selecionadas, as opções de alteração são:  data de Vencimento, data de Desconto, tipo de Cobrança, tipo de Conta, tipo de Classificação  e a opção de Cancelar Boleto.

Para confirmar a alteração, clicar no botão “Alterar” e exibirá uma mensagem de confirmação da operação, clicar em “Sim” caso tenha certeza que os valores preenchidos estão corretos. Como na figura abaixo:

Estornar Baixas Realizadas em Lote

Outra funcionalidade dessa tela é opção de estornar baixas realizadas. Para realizar essa operação de estorno em lote existe um campo para marcar “Exibir apenas baixados”, e ao lado,  a data de “Recebimento” conforme indicado na imagem.

Essa opção facilita o Estorno das contas a receber quitadas em lote, mas muita atenção com os lançamentos selecionados.

Depois de selecionar os itens na tabela, clicar no botão “Estornar” e aparecerá uma tela para confirmação da operação, clicar em “Sim” se os itens selecionados forem os corretos.

O prazo médio de venda ou PMV indica o numero de dias dado em média de prazo para pagamento de um faturamento. Quanto menor for o prazo, melhor para a empresa, pois isso contribuirá para a entrada de recursos mais rapidamente, evitando assim a necessidade de capital de giro de caixa.

A cessão de crédito para os seus clientes através de parcelamento é uma ótima maneira de elevar o seu faturamento, porem esse indicado de PMV deve ser sempre analisado, para se saber se o número de dias para recebimento tem aumentando muito. É evidente que oferecer prazos de pagamento maiores facilita as vendas, mas em contra partida, causa problemas para o fluxo de caixa e para a gestão de risco de crédito.

Recomenda-se sempre observar outros indicadores juntos com o PMV, tais como inadimplência e o prazo médio de compra (PMC).