Busca de funções no Sistema

Muitas vezes você pode se esquecer de um determinado caminho para uma tela, relatório, gráfico, etc.

Dentro de nosso software, há um ícone na barra inferior, chamado BUSCAR:

Vamos usar como exemplo, caso queiramos saber onde acho o relatório de BORDERO DE COBRANÇAS, que fica em RELATÓRIOS -> FINANCEIRO -> BORDÊRO DE COBRANÇA.

Dê dois cliques no ícone buscar na barra inferior, e você verá essa tela:

Vá até o campo busca e digite o que precisa saber onde se encontra no sistema. (No caso iremos apenas colocar as letras BOR, sem necessitar apertar a tecla ENTER.)

A Busca já encontrou o relatório que queríamos. Dê dois cliques em cima do resultado e a tela será aberta.

 

Fraude nos Boletos

Uma fraude vem prejudicando empresas em todo o Brasil. Quadrilhas de fraudadores têm acesso a notas fiscais (XML) e emitem boletos de cobranças que encaminham o valor pago a contas bancárias dos criminosos. O “golpe dos boletos clonados” está cada vez mais comum.

O golpe consiste quando o criminoso consegue de alguma maneira o XML e/ou DANFE, e a partir destes documentos elabora um novo boleto com os dados da conta do beneficiário adulterada. O acesso ao XML, pelo fraudador pode ser feito pela conta de e-mail do destinatário ou até mesmo ser baixado pelo próprio site da Sefaz, uma vez que o XMLe a nota fiscal são documentos públicos.

Vale ressaltar que não há nenhum problema quanto ao nosso ERP ou banco de dados do software (SiEmpresarial/SiOfi/SiForm) . Essas questões ja foram verificadas e auditadas.

Para diminuir a chance deste tipo de problema, recomendamos aos procedimentos:

  • Mantenha seu antivírus atualizado e de preferencia utilize os mais eficazes. Geralmente os gratuitos não são tão bons quanto os pagos;
  • Cuide da sua infraestrutura: rede, servidores, etc;
  • Utilize sistemas de Firewall;
  • Passe essas recomendações de segurança para os seus clientes, pois o problema pode estar no computador do seu cliente.
  • Comunique aos seus clientes quais sãos os bancos que você emite boleto;
  • Informe aos seus clientes quem é a pessoa responsável pelo seu financeiro e quem envia os boletos;
  • Peça para seus clientes sempre verificarem no momento do pagamento do boleto, qual é o nome que aparece. Todos os boletos registrados tem essa disponibilidade.
  • Você pode colocar essas mensagens de alerta nos dados adicionais da sua nota.
  • Você também pode colocar essa mensagem de alerta no corpo do e-mail do envio do XML. Nos parâmetros do sistema tem essa função.

Abaixo temos um exemplo de como você pode fazer essa mensagem:

“AVISO IMPORTANTE: Cuidado com os boletos falsos! Considerar apenas os boletos enviados pela nossa equipe através dos emails: xxxx@email.com.br. Em caso de duvidas, entrar em contato com nosso departamento financeiro”

 

Rejeição 851: Soma do valor das parcelas difere do Valor Líquido da Fatura. Solução

Essa é uma nova exigência do layout da NFe 4.00.

A soma das parcelas da nota fiscal não pode ser diferente do total da nota. O sistema alerta quando essa soma não bate com o total da nota fiscal.

Desta forma, verifique se o total das parcelas é igual ao total da nota. Mesmo quando há variação de centavos, a SEFAZ irá bloquear a transmissão.

Para usuários do SiOfi, será necessário marcar a opção “Não exibir parcelas na DANFE”, pois nas parcelas, para o caso de venda, inclui também o valor do serviço. Para estes usuários poderá ser utilizado botão “$”, para que o valor de cada parcela seja exibido nos dados adicionais da nota. Caso não tenha serviço incluso, esse procedimento não precisará ser feito.

Como Alterar o Juros e a Multa do Boleto

Precisa alterar o Juros ao dia e a Multa por atraso do Boleto?

A melhor opção é acessando os Parâmetros do Sistema.

O acesso a tela de Parâmetros é feito de acordo com o caminho digitado:  “Configurações>Parâmetros do Sistema> Aba Financeiro”.

Na imagem a seguir, dentro do retângulo em vermelho indica a aba Financeiro e o local para definir como padrão os valores do Juros Dia (porcentagem), Multa Atraso  (porcentagem) e Taxa Boleto.

Note que os valores dos campos Multa Atraso (2,00%) e Juros Dia (1,00%) estão em porcentagem.

Nos campos marcados na imagem, colocar os respectivos valores de acordo com as regras da empresa, então, após a alteração, clicar no botão Salvar.

No SiEventos o caminho é semelhante, porém, muda-se o nome da Aba: “Configurações>Parâmetros do Sistema> Aba Contas Receber”.

Na imagem, temos a aba Contas Receber e os campos Multa Atraso, Juros Dia e Taxa Boleto.

Assim, ao acessar a tela de Geração de Boletos Bancários, os valores definidos nos Parâmetros do Sistema aparecem na tela, conforme mostra na imagem a seguir:

A área destacada por um retângulo em vermelho mostra os valores em porcentagem do Juros Dia e Multa por Atraso.

Cadastrar uma Cidade

Para acessar a tela de cadastro no sistema, seguir o caminho indicado: “Cadastros Gerais>Cidades e Estados>Cidade”.

No exemplo está sendo utilizado o SiEmpresarial, porém, todos os nossos softwares seguem a mesma ideia na tela de cadastro de cidade.

Na tela de cadastro de cidade, antes de adicionar um novo registro, verificar pela opção de pesquisa a cidade que será cadastrado, conforme indicado na imagem:

A consulta das cidades é feita pelo nome, então, temos na imagem a seguir, a busca pelo cadastro do município de Fernando de Noronha:

Note na imagem, digitando parte do nome da cidade o sistema listou as cidades com o nome parecido com o digitado, porém, o registro do município de Fernando de Noronha não consta na lista, ou seja, cadastraremos Fernando de Noronha.

Lembrando: Os registros pesquisados na imagem acima, estão com status A, ou seja, está ativo, na consulta pela cidade, verificar com o campo Ativo marcado e pesquisar com o campo desmarcado.

Na tela de cadastro, clicamos na opção Novo, possibilitando a criação de um novo registro:

Na imagem acima, foram digitados todos os dados pertinente a cidade de Fernando de Noronha. Com todos os dados preenchidos ou não, informações obrigatórias para o funcionamento da transmissão de nota fiscal é o Nome da Cidade, Estado e IBGE.

Código IBGE

O código do IBGE é fundamental para o funcionamento de transmissão de nota fiscal, para obtê-lo, acessamos o site: https://cidades.ibge.gov.br

Na página do IBGE, digitar no campo de pesquisa o nome da cidade, no local indicado na imagem, seguindo o exemplo:

Clicando na cidade, o site exibe as informações pertinentes a cidade, uma delas é o código do IBGE da cidade:

O retângulo vermelho destaca a informação que precisamos, digite esse código no campo IBGE no cadastro da cidade.

Cadastrar Conta Corrente e Liberar o Acesso

Cadastrar Conta Corrente e Liberar o Acesso

As contas correntes são usadas em todos os débitos (contas a pagar) e em todos os crédito (contas a receber) da empresa. Você deverá cadastrar ao menos uma conta corrente para centralizar os recebimentos e pagamentos, porém nós recomendamos muito que você cadastre todas as contas que a empresa possui para que no momento das baixas seja informado a conta corrente correta. Alem disso, só dessa maneira você irá conseguir utilizar corretamente a movimentação financeira e os outros relatórios gerenciais disponíveis no sistema.

Para acessar a tela, basta seguir os passos como indicado na imagem: “Cadastros Gerais>Conta Corrente”.

Antes de criar um novo registro (conta corrente), verificar as contas existentes, e assim, confirmar a inexistência da conta que precisa utilizar. Com a tela de cadastro de contas correntes aberta, clicar no local indicado:

Abaixo está a tela de pesquisa, pode-se pesquisar pelo nome do banco, pela descrição (número da conta) e pelo nome interno.

Aba “Gerais”

Com a tela de cadastro aberta, para criar um novo registro, no campo Codigo, indicado com uma seta em vermelho, digitar um número em sequência do último número exibido na tela (indicada com um quadrado vermelho).

O sistema exibe uma mensagem, indicando que o registro não foi encontrado e pergunta se deseja incluir um novo registro.

Incluindo um novo registro, agora deve-se preencher os campos com as informações pertinentes à conta (Nome Interno, Número Conta, Digito Conta, Banco e Agência), o . A opção Nome Interno é definido pelo usuário, de acordo com o uso da conta.

Lembrando: Nos campos referente a Banco e Agência são dados que precisam ser inseridos no sistema, ou seja, cadastrar o banco e agência. Para acessar a tela, basta seguir os passos como indicado na imagem: “Cadastros Gerais>Banco e Agências”.

Mais informações sobre o cadastro de Banco e Agência: http://suporte.f5sg.com.br/?p=1634

Após o preenchimento dos dados pertinentes à conta, salvar o registro. Pesquisar a conta, o campo correspondente à Empresas da Conta, vincular a empresa que utiliza a conta (apenas para os usuários duas ou mais empresas ativas cadastradas no sistema).

 

Confirmando que todos os dados inseridos estão corretos, basta clicar no botão Salvar.

 

Liberar o Acesso

Aos usuários do sistema, para usar as contas existentes, precisa liberar na permissão. “Configurações>Configurar Permissões”.

Selecionar o usuário no campo indicado na imagem, clicar na aba 2. Acesso a Contas Correntes, e na tabela com as contas correntes clicar em Permitido no local indicado pela seta em vermelho, o campo é preenchido com um “X”.

Depois de ajustar a permissão de acesso a uma conta, clicar em Salvar, pronto, agora o usuário tem acesso a conta corrente.

Anexando Comprovante de Pagamento no Sistema

Anexar o comprovante de pagamento no sistema evitar de fazer impressões de todos os comprovantes e também é uma forma centralizada de acesso a esses comprovantes. Assim, todos os usuário que tem acesso ao contas a pagar também terão acesso aos comprovantes, evitando dispêndio de tempo para procurar o comprovante em pastas ou arquivos. Ajuda também a você sempre manter uma copia de segurança do comprovante.

Diretório do Comprovante

Para usar essa ferramenta, primeiramente você deve-se indicar o diretório de armazenamento dos comprovantes nos parâmetros do sistema. Na imagem a seguir, mostra a forma de acessar os Parâmetros do Sistema:

Ao abrir a tela de Parâmetros do Sistema, estará na aba Geral, clicar na aba Financeiro (indicado na imagem abaixo com a seta em vermelho). O campo com o caminho do diretório está destacado na imagem com um retângulo.

O diretório deve ser preferencialmente no próprio servidor ou em algum outro servidor da empresa, para que possa se acessado de qualquer computador. Na imagem, como servidor, foi referenciado uma máquina na rede, assim, todos os comprovantes devem ser salvos no diretório indicado (Diretorio deve ser no servidor ou outra máquina que todos os computadores na rede tem acesso, exemplo: \\SUPORTE-PC\SIEMPRESARIAL\COMPROVANTES\).

O acesso ao diretório é simples, primeiro, copiar o caminho do diretório, abrir qualquer pasta no computador e colar no Windows Explorer, pressionar o botão ENTER, agora é exibido o conteúdo da pasta Comprovante. A imagem a seguir, destaca o local para colar o caminho do diretório e um arquivo no formato PDF e o nome é o número do contas a pagar que ele está ligado.

Comprovante

O sistema identifica o comprovante de acordo com o número do contas a pagar, ou seja, deve-se nomear o comprovante com o número de lançamento do contas a pagar. Observe nas imagens a seguir um exemplo:

Observação: Os formatos do comprovante permitidos devem estar em alguma dessas opções: PDF, JPG, JPEG, HTM E HTML.

Imprimir Comprovante

Na tela de Manutenção de contas a pagar, clicar na seta ao lado do botão de Imprimir e clicar no Comprovante:

Por fim, o comprovante é exibido na tela, permitindo a impressão (a imagem abaixo é apenas um exemplo):

Observação: As contas a pagar que não tenha o comprovante  na pasta indicada nos parâmetros do sistema ou o arquivo não está no formato descrito anteriormente na lista, não será impresso.

Uma mensagem é exibida conforme consta na imagem abaixo:

Baixar Contas a Pagar em Lote

Baixar Contas a Pagar em Lote

A tela trás a funcionalidade de baixar várias contas a pagar de maneira fácil, o objetivo da tela é suprir eventuais necessidades:

  • Quando a empresa liquidar várias parcelas de uma vez;
  • Baixar de pagamentos com um mais cheque de terceiros ou cheque próprio;
  • Baixa de pagamento diários;

Para acessar a tela, basta seguir os passos: “Financeiro>Contas a Pagar>Baixar Pagamento em Lote”.

Filtros

Os filtros auxiliam na seleção das contas a pagar, pode por exemplo, selecionar as contas  de determinado fornecedor por tipo de cobrança, selecionar por uma margem de valor da conta, por data de vencimento e outras opções. Na visualização do resultado vem ordenado pelo número do Contas a Pagarmas a opção de “Ordenar” agrega mais opções para organizar as informações exibidas. A imagem abaixo apresenta todas as opções.

Observe que há um campo para marcar, chamado de Apenas aprovados, essa opção tem como função exibir ou não as contas a pagar com aprovação do supervisor (perfil de acesso ao sistema), pois um usuário com perfil de acesso inferior não pode baixá-la sem a aprovação.

Na tabela de exibição, os campos selecionados ganham o destaque em vermelho. A seleção é simples, basta clicar com o botão esquerdo sobre alguma linha de resultado, e temos o botão de selecionar todos os resultados.

Cheque

Pode-se realizar os pagamentos com cheques de terceiros em caixa ou cheques da empresa. Por padrão, o sistema cria uma lista de cheques recebidos de acordo com a pré-data definida, pode-se mudar a data e pesquisar novamente. A imagem a seguir exibe o resultado de acordo com o filtro de data.

Outra opção é criar uma lista de cheques, clicando na opção “Criar Lista Cheques”, abrindo a tela “Cheque Terceiros”.

A tela contém os filtros de seleção, como foi discutido anteriormente, auxilia na busca por determinado cheque. Para selecionar o cheque no Resultado, basta clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre o cheque, ele será exibido na tabela Cheque Selecionados. Após confirmar a operação, os cheques selecionados serão exibidos na tela Baixa em Lote.

Baixa

O campo com a data de Pagamento é atribuído automaticamente com a data que o usuário está manipulando a tela. O mesmo acontece com o campo Valor Pago, recebe o valor do total do contas a pagar, ao inserir um valor menor ao da soma total de todas as contas a pagar, a diferença é entendida como um Desconto e exibida. Lembre-se de colocar a Forma de Pagamento. O campo Local Movimento é obrigatório, ou seja, é o caixa que está saindo o recurso financeiro. O campo N. Cheque é para atribuir os números dos cheques usados no pagamento, quando há vários cheques separar os números por uma “,”.

Por fim, após clicar no botão Baixar, uma tela de confirmação é exibida, certifique-se que todas as informações foram preenchidas corretamente.