Suporte aos Usuários do Sistema
Neste tópico, iremos tratar de como é gerado e importado no site da prefeitura, o RPS – Recibo Provisório de Serviços
1 – Primeiramente, ajuste o cadastro de seus serviços no sistema. Obtenha o código de serviço e código de tributação do serviço, através de uma NFS-e já emitida e informe esses valores no cadastro
Exemplo de código de serviço:
Compartilhado
SiOfi
SiEmpresarial
SiForm
SiEventos
Há uma máxima na administração de empresas que diz que não há gestão sem controle. Nesse sentido, é fundamental que as empresas e os empreendedores realizem o seu planejamento anual.
Umas das ferramentas indispensáveis para o controle é o orçamento empresarial. Nesse orçamento o empresário irá planejar todos os gastos e as receitas estimadas para o próximo ano.
Um bom orçamento empresarial deve conter todos os gastos, baseado em seu plano de contas: fornecedor, aluguel, salario, água, luz, telefone, internet. Verifique no ano corrente e nos anos passados qual foi o valor realizado com cada uma desses gastos. Ou seja, olhe o seu histórico e faça uma projeção de aumento desses gastos baseado na inflação e orce eles um a um.
Ao final, você terá o valor gastos mensal e anual que a empresa terá. E, baseado nesse total de gastos você poderá estipular uma meta de venda global da empresa. A sua meta de vendas irá dar origem as suas receitas.
As receitas a serem orçadas devem ser suficiente para cobrir todos os gastos orçados e mais a lucratividade liquida que o empresario quer obter. Lembre-se que a receita não necessariamente igual ao valor faturado. O valor faturado é um valor bruto e já a receita deve ser abatido da inadimplência, perdas, e outros abatimentos.
Você deverá usar também o DRE (demonstrativo de resultados) para verificar qual a margem bruta e margem liquida que a empresa tem trabalhado para melhor definir os valores de gastos e os valores de meta para faturamento.
Observe o valor faturado nos períodos anteriores e também observe a inadimplência que ocorreu nesse mesmo período para definir um valor de receita a ser orçada.
A previsão de receitas poderá ser lançada por departamento, como por exemplo: vendas balcão, vendas via internet, oficina, entre outras. Desta forma o empreendedor poderá apurar qual é alinha de atuação da empresa que está gerando maiores receitas.
Assim, como o orçamento pronto, o empresário poderá acompanhar ao longo do ano se a empresa está seguindo o que foi planejado e quando necessário fazer o devido ajuste.
Lembre-se de fazer um orçamento em um cenário possível de ser realizado.
Controle Financeiro de Cartão de Crédito e Débito
Manter o controle financeiro das transações empresariais torna-se crucial conforme o crescimento da empresa. Sendo assim, trouxemos algumas formas de como ampliar a sua gestão empresarial.
Conta corrente
É possível criar uma conta corrente no sistema, que viabilize o recebimento dos débitos e créditos relacionados a cartão de crédito. Para cadastrar uma conta corrente, acesse a opção Cadastros Gerais > Conta Corrente. Com a conta corrente criada, iremos designa-la para registrar as transações executadas.
Tipo de Cobrança
Crie ou altere um tipo de cobrança com a descrição CARTÃO CRÉDITO/DÉBITO, e marque a opção Tipo Cartão Crédito/Débito. Caso a empresa tenha somente uma taxa para qualquer operação (débito, crédito, parcelado, etc) informe a taxa no campo % Taxa. Senão, esta taxa deve ser informada no cadastro de Forma de Pagamento.
Forma de Pagamento
Crie ou altere um cadastro de forma de pagamento, marcando a opção Tipo Cartão de Crédito. Informe os dados do tipo de cobrança cartão de crédito, assim como a sua taxa. Cadastre a forma de pagamento para cada taxa/maquina.
Contas a Receber
Estas alterações terão interações com os processos de baixa das contas a receber, assim como as contas a pagar referente ao cartão.
No momento de baixar as contas a receber, devemos informar a forma de pagamento, para que o sistema calcule o valor da taxa automaticamente.
O procedimento de baixa nas contas a receber também pode ser efetuado através da baixa em lote. Acesse a opção pelo menu Financeiro > Conta a Receber > Baixa em Lote.
Nota: Para facilitar futuras conciliações, informe o numero da transação do cartão de crédito. Este numero deve ser preenchido no campo Numero Banco, na tela manutenção de conta a receber e Numero Doc, para a tela de Baixa em Lote.
Controle de Cartão
A respeito de transações via cartão, tornam-se necessários dois processos para que o controle de cartão sejam efetivos. Devemos gerar o lançamento das contas a pagar refente as taxas do cartão para cada venda. Para isso, acesse a opção Financeiro > Conta a Pagar > Controle de Cartão Crédito/Débito.
Selecione os registros e clique em Cta.Pagar. Em seguida informe o fornecedor, geralmente o Banco ou Administradora do cartão, o plano de contas das contas a pagar, e a conta corrente de debito, a própria conta do cartão criada anteriormente. Feito isso, um contas a pagar será criado e já será baixado na mesma data.
A próxima etapa é fazer a conciliação, quando o credito do cartão entra efetivamente na conta da empresa. Para isso, selecione os lançamentos de contas a receber e clique em Conciliar. Como mostra a imagem a seguir.
Caso os lançamentos ainda não tinham sido baixados no contas a receber, o sistema efetivará a sua devida baixa, bastando informar os dados necessários.
Importar Pedido de Venda do Fornecedor
Nota: Este procedimento está disponível a partir da versão 16.46.* nos sistemas SiEmpresarial e SiOfi.
Esta nova funcionalidade tem como objetivo agilizar o Documento de Entrada através do Pedido de Venda do fornecedor (caso ele use o SiEmpresarial).
1. Exportação (Fornecedor) – SiEmpresarial:
A exportação do Pedido de Venda ocorre de maneira simples, através do envio de e-mail que já possui no sistema. Com a tela de Pedido de Venda, pesquise a venda que deseja enviar a seu cliente. Em seguida clique em Email. A janela a seguir será exibida em sua tela:
O campo e-mail em Destinatário será preenchido conforme constam as informações no cadastro de Pessoa. Caso o cadastro não possua e-mail, será necessário preenche-lo manualmente. As informações contidas no campo Assunto em Corpo Email, podem ser editadas caso seja necessário. O XML do Pedido de Venda será gerado e anexado automaticamente pelo sistema.
Para que seja possível importar o arquivo XML recebido via e-mail, é necessário acessar a opção XML Pedido Venda, na tela Documento de Entrada, como mostra a imagem a seguir.
Uma nova janela ira aparecer como mostra a imagem a seguir.
Devemos localizar o arquivo XML através do botão pesquisar em Arquivo. Feito isso, as informações do Pedido de Venda do seu fornecedor serão carregadas automaticamente.
Na aba Itens podemos visualizar os produtos juntamente com suas informações, tais como descrição, quantidade, valores, etc.
Cada item listado, deve ter o cadastro localizado em seu sistema. Para efetuarmos a busca dos itens, basta clicar duas vezes sobre um determinado item e uma janela de pesquisa irá aparecer. Note que após localizar o item, o sistema o destacou em verde. Isso irá acontecer com todos os itens listados no XML, conforme seus registros forem selecionados.
Informações como: quantidade e valor unitário, podem ser editadas clicando duas vezes no campo que deseja alterar. Após os devidos ajustes, basta finalizar a importação clicando em [Importar]. O sistema ira perguntar se você deseja ou não abrir o documento de entrada que foi gerado. O Documento de Entrada estará com o status Lançado.
Observação: Pedidos de Venda que já foram faturados pelo Fornecedor podem ter suas parcelas importadas selecionando a opção [Importar XML] na aba Complemento do Documento de Entrada após a importação do XML, assim como é possível quando importa-se um XML de NFe.
Comparativo Pedido de Compra x Documento de Entrada
Como funciona?
Este comparativo tem como objetivo destacar as diferenças de informações entre o Pedido de Compra e o Documento de Entrada referente.
A tela para controle encontra-se em “Compras > Controle de Pedido de Compras“. Para pesquisar os documentos a serem analisados, utilize os campos disponíveis na sessão dos filtros de pesquisa. O comparativo estará disponível na aba “Comparativo x Entrada **“.
Os documentos que apresentarem divergências serão destacados em amarelo como mostra a imagem abaixo.
Os valores listados na tela são referentes aos totais relacionados de forma sintética. Também é possível verificar os valores do Pedido de Compra de forma analítica, clicando duas vezes em um dos Pedidos de Compra destacados, teremos acesso a uma nova tela, mostrando exatamente quais produtos e informações encontram-se diferentes, como mostra o exemplo abaixo.
Note que o produto destacado em amarelo possui um valor diferente no Documento de Entrada (UNT D.E) em relação ao valor requisitado no Pedido de Compra (UNT).
Ainda nesta tela, é possível ter acesso a um relatório sintético relacionado ao respectivo Pedido de Compra, onde este irá destacar somente o valor que encontra-se diferente.
Abaixo temos um exemplo de uma impressão do relatório sintético.
Mais opções de impressão podem ser acessadas utilizando a seta ao lado do botão “Imprimir” na tela principal de comparações.
Para imprimir um relatório de um ou mais pedidos de compra sem a necessidade de acessar um a um, basta selecionar os que deseja imprimir e utilizar a opção “Imprimir -Selecionados** “.
A carta de correção eletrônica (CC-e) tem como finalidade executar pequenos ajustes em notas já emitidas.
Para que estes ajustes sejam feitos, devemos conferir se algumas condições foram cumpridas, tal como a emissão e autorização da NF-e. Notas com status “não emitida“, “cancelada” e “denegada” não poderão fazer uso da carta de correção.
O prazo limite para o envio de uma carta de correção é de até 30 dias após a autorização pela SEFAZ. Caso seja necessário emitir uma CC-e após este prazo, é de suma importância contactar o responsável pela empresa destinatário para que o mesmo estude a melhor maneira de efetuar este procedimento.
Ainda sobre limite, é possível emitir até 20 cartas de correção referentes a uma nota fiscal. Para cada CC-e emitida em sequencia, a anterior será substituída. Sendo assim, o emissor deve informar na carta todos os dados da nota a serem corrigidos.
Dados que devem estar presentes na CC-e:
Nota: O texto sobre a correção não pode conter acentos ou caracteres especiais.
O que NÃO pode ser corrigido?
Não serão permitidas alterações que :
I. Influenciem no calculo do ICMS da NF-e, tais como a base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação.
II. Data de emissão ou de saída
III. Dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário.
Sobre Valores:
Para correções nos campos que envolvam base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação de uma nota já emitida existem duas situações:
Sobre alterações de dados cadastrais que impliquem em mudança do remetente ou do destinatário:
Não existe uma regra que especifique estas alterações. Entretanto, é possível observar alguns exemplos:
Nota: É possível realizar consultas aos dados através do site da Sintegra ou da Receita Federal.
Campos passíveis de alteração:
Podem ser alteradas as informações de CFOP, Natureza de Operação, Produto da Nota Fiscal,desde que não sejam alterados os valores dos impostos na nota emitida.
Como emitir a carta de correção no sistema:
Para a emissão da carta de correção de uma NF-e já transmitida, vá na opção abaixo: NFe / Carta de Correção (CCe).
Relatório DFe
É possível acessar os relatórios referentes aos documentos fiscais eletrônicos através do menu ‘Relatórios > Fiscal > DFe’.
Na tela de relatório de DF-e (Documento Fiscal eletrônico) podemos escolher o tipo de arquivo (NFes de entrada ou Manifestos de NFe emitidas) e também filtra-las conforme for necessário. Abaixo temos uma imagem ilustrando a tela de relatório de DFe.
Para filtra-las utilizamos as opções de agrupado que irá organizar os itens conforme o grupo.
Uma pesquisa mais precisa pode ser feita utilizando os agrupados e o filtro de fornecedor / destinatário. Serão exibidos apenas os itens daquele fornecedor/destinatário mas serão agrupados conforme a opção selecionada.
Em caso de dúvida não deixe de entrar em contato com o nosso suporte.
Observações
Mais informações sobre DFe, manifestos e como consultar estes arquivos você encontra nos links abaixo:
1. DFe, manifestos e outros. O que são?
2. Como consultar DFe no sistema?
Relatório de Cadastro de Pessoas
É essencial manter o cadastro de seus clientes de forma organizada e dinâmica para um rápido acesso as informações desejadas.
Através da tela “Relatório de Cadastro de Pessoas“, disponibilizamos a organização dos clientes das seguintes formas:
– Não agrupado;
– Agrupado por: Cidade, Grupo de Pessoa ou por Código Ramo Atividade.
Para ter acesso a está tela, basta clicar em “Relatório” > “Cadastro” > “Pessoa“, como mostra a figura abaixo.
Para cada agrupado, foram adicionados filtros, caso seja necessário um ordenamento mais preciso das informações.
Como podemos ver na imagem acima, temos os agrupados e os filtros referentes a cada agrupado. O campo de agrupados irá gerar relatórios ordenados por ordem alfabética (cidades ou grupo pessoa) ou por ordem crescente (código ramo atividade).
Caso seja necessário um relatório mais preciso, podemos especificar as informações nos filtros localizados na parte superior da tela.
Ao clicar no botão pesquisa (no final de cada filtro) uma tela de pesquisa irá aparecer mostrando seus respectivos dados.
Pesquisa Cidade:
Pesquisa Grupo Pessoa:
Pesquisa Ramo Atividade:
Sua pesquisa pode ser mais eficiente, usando os campos de filtro juntamente com os agrupados, tornando seu relatório mais preciso.
É possível utilizar todos os filtros sem nenhuma restrição, os dados serão exibidos caso os mesmos existam e o cabeçalho do relatório será exibido conforme a opção selecionada nos “Agrupados“.
Abaixo temos um exemplo do resultado de um relatório de cadastro de pessoas sem agrupamento ou filtro.
Consultando DFe no Sistema
A Manifestação de Destino pode ser consultada quando uma nota é emitida contra seu CNPJ.
Como faço para consultar uma DFe?
A tela de consulta de MDe está localizada no menu superior na aba fiscal. (Fiscal > Consulta DFe).
Nesta tela é possível consultar todas as NFs de entrada contra seu CNPJ, podendo filtra-las conforme mostra a imagem abaixo.
Com a lista na tela e clicando com o botão direito do mouse em um dos itens listados, temos acesso a outras opções tais como:
XML
Manifesto
Documento de entrada
Através da opção Manifesto podemos criar um dos quatro tipos de eventos. Vale ressaltar que sempre o ultimo manifesto é levado em consideração, sendo permitido apenas um tipo de manifesto para cada NF de entrada. Por exemplo, é possível criar um evento de Confirmação da Operação, no entanto se aquela nota não condiz com a atividade realizada pelo usuário, é possível criar um novo evento utilizando Desconhecimento da Operação.
A criação de um manifesto não é obrigatória a menos que o usuário tenha feito uma ciência da operação, que exige um dos outro três tipos de evento.
Sempre que uma opção de evento for escolhida, uma mensagem de confirmação aparecerá na tela. Após a confirmação será possível baixar o arquivo XML que irá fornecer ao usuário acesso a informações adicionais daquela respectiva NF de Entrada, basta clicar com o direito no tem XML > Download.
Com a lista de NF de entrada aberta, é possível ter acesso a uma tela de consulta detalhada, basta clicar duas vezes em cima do item que deseja e uma tela semelhante a imagem abaixo irá aparecer.
Na parte inferior da tela consta o histórico dos manifestos juntamento as respectivas datas, descrição e retorno.
Para saber mais sobre Manifestos do Destinatário (DFe) acesse o link na referência desta postagem.
Observação
Para saber mais sobre o que são DFe e manifestos acesse o link abaixo:
DFe, manifestos e outros. O que são?
Referência
Eventos de Manifestação do Destinatário
